طراحی سالن کنفرانس و 6نکته ای که باید در زمان اتاق جلسات باید در نظر گرفته شود .

1-محل قرارگیری اتاق کنفرانس و میز کنفرانس :

با توجه به اینکه چقدر جلسات با کارفرما و مشتریانتان و یا نمایندگیهایتان خواهید داشت و چه مقدار جلسات داخلی یکی از بهترین اتاقهایتان را در سازمانتان به اینکار اختصاص دهید

.اگر بیشتر مهمانان و شرکت کنندگان شما خارج از شرکت میباشند بهتر است اتاق کنفرانس در طبقه ای باشد که تراکم کارمندان در آن کمتر باشد و رفت وآمد کمتری آنجا صورت گیرد.

2-ابعاد اتاق یا سالن کنفرانس :

قبل از خرید یک میز کنفرانس ، باید حداکثر ابعاد میز کنفرانس را که بر اساس آن ظرفیت تعداد شرکت کنندگان در جلسه مشخص میگردد را بدست آورید و پیش نیاز اینکار اطلاع از ابعاد دقیق طول و عرض اتاق میباشد که البته این به تنهایی برای سفارش یک میز کنفرانس برای اتاق جلسات کافی نیست

.شما باید محل قرار گیری درب ورودی را نیز مشخص نمایید.حتما قبل از سفارش دادن میز کنفرانس خود باید چند چیز را برای طراح مشخص کنید از جمله اینکه فضایی برای پذیرایی بصورت خاص در گوشه اتاق کنفرانس در نظر دارید و یا اینکه از مهمانان و شرکت کنندگان در جلسه در زمان جلسه و پشت میز کنفرانس پذیرایی خواهد شد .

صندلیهای کنفرانس و فاصله آنها از دیوار و بخصوص از یکدیگر را در زمان برآورد فضای مورد نیاز فراموش نکنید.

3-لی ات یا طرز قرارگیری میز کنفرانس در اتاق :

چیدمان میز کنفرانس در اتاق خیلی مهم است معمولا در اتاقهای کوچک از یک میز کنفرانس معمولی استفاده میشود ولی در سالنهای جلسات بزرگ معمولا از میز کنفرانس یو شکل (u)استفاده میشود .معمولا این مسئله بخاطر بحث پذیرایی از مهمانان است که وسط میز خالی باشد و محل رفت وآمد میزبان باز باشد .

4-تجهیزات صوتی و تصویری اتاق کنفرانس :

یقینا اگر میز کنفرانس شما بزرگ باشد به سالن جلسات نیاز دارید و برای جلوگیری از فریاد کشیدن مدعوین باید بفکر یک بلندگو برای هر نفر یا هر دو نفر باشید . همچنین در اینگونه جلسات برای گزارشدهی بهتر به مدعوین نیاز به یک دستگاه تصویری نظیر پرژکتور و یا تلویزیون خواهد بود .

5- نور قابل تنظیم :

یقینا زمان ارائه گزارش با دستگاه شما به نور کم در اتاق جلسه نیاز دارید ولی اگر این اتاق همواره کم نور باشد حتما افراد حاضر در جلسه زود خسته خواهند شد استفاده از نور طبیعی اگر امکانپذیر باشد بهتر است ولی باید در هرصورت اتاق جلسه با مکانیزمی دارای نور قابل تنظیم باشد .

6-جلسات خصوصی و فضای آگوستیک :

خوب این دیگر بستگی به مدیریت ارشد سازمان شما دارد ، اگر در کنار اتاق کنفرانس اتاق کارمندان معمولی است توصیه میکنیم که حتما دیوارها را آگوستیک کنید یک سالن جلسه امن از هر نظر بهتر از اینست که تصمیمات اساسی سازمان شما در دهان همه بیافتد .

اگر علاقمند به مطالعه بیشتر در مورد بحث طراحی و چیدمان میباشید توصیه میکنیم دو مقاله زیر را نیز مطالعه نمایید.